Oldalunk a zavartalan működéshez cookiekat (sütiket) használ, ment le az Ön gépére. Ezek használatát engedélyeznie kell böngészőjében.

cegunk

A papír nélküli iroda

Tantusz, 1995. június 22.
Az emberiség döntő hányada főként a munkája során, de otthon is több száz tonna papírt tologat naponta, jobbra-balra. Ily módon az emberiség döntő hányada - kis túlzással akár – aktakukacnak is tekinthető. A technokraták és a környezetvédők fejükbe vették, hogy véget vetnek ennek a vircsaftnak.

.

Szerencsésebb országokban – amelyek benne vannak az informatikai fősodorban – „népmozgalom” alakult arra, hogy a lehető legtöbb embernek legyen egy lepattant pécéje, de legalábbis konyítson valamit a számítástechnikához. Szóval ne terheljük tovább az esőerdőket és a födémeket. A főcsapás iránya a papír nélküli iroda. Sejthető azonban, hogy Magyarországon a folyamat – finoman szólva – kissé lassú. (A tapasztalat az, hogy az emberek nálunk betegesen ragaszkodnak a mindennapi betevő papírjukhoz.) A „papír nélküli irodára” nyújt megoldást a Nádor Rendszerház (NR) által forgalmazott rendszer, amely az amerikai Optika Imaging System Ltd. (OIS) cég terméke.

Tehát álom vagy valóság? – érdeklődött a Tantusz Bánlaki Istvántól, a Nádor Rendszerház igazgatójától abból az alkalomból, hogy cége elnyerte az OIS magyarországi kizárólagos képviseleti jogát.

Álom két okból is, egyrészt 100 százalékban sosem elérhető, másrészt a papírmentes iroda egy tudatosan vállalt módszerváltást is feltételez, amihez idő kell. Valóság viszont abban az értelemben, hogy rendelkezésre állnak mindazok az eszközök, amelyekkel megvalósítható lenne.

Akkor úgy kérdezem: csak divatos téma vagy előnyös befektetés?

Gazdasági-műszaki előnyei miatt fontos, de csak a számítástechnikai környezet fejlődésével, a számítástechnikai kultúra széles körű elterjedésével vált aktuálissá.

Milyen gazdasági előnyökről beszélhetünk, hiszen milliós beruházásokat igényelne egy-egy cégnél a bevezetése?

Igaz több millió forintba kerül a legkisebb belépési szint – de onnan már az igények szerint bővíthető a rendszer. A gazdasági előnyök pedig több forrásból fakadnak. Az egyik ág, aminek haszna azonnal mérhető – információk tárolásának nagyságrendekkel csökkenő helyigénye. De ami még talán ennél is sokkal fontosabb, a visszakeresés hatékonysága. Például 1 millió lap közül a nekem fontosat, mondjuk 20 másodperc alatt bármikor megtalálom.

Az amiről most beszélünk az miben több, mint a kézi munka és a számítógépes feldolgozás különbsége?

Semmiben. Az újdonság abban van, hogy az információözön papíráradatát egy komplex hardver/szoftver rendszerben ezerszer biztonságosabban és gyorsabban tudjuk kezelni.

Nézzük egyenként. Mi a hardverszükséglet?

Ez attól függ, mi az elérendő cél. A lényeg, hogy az alap a megszokott PC-s szint, az amúgy is használt operációs rendszer vagy az egyébként alkalmazott tetszőleges hálózat. Egy kisebb cégnek lehet, hogy elegendő egyetlen munkahely, a hatékony felhasználáshoz azonban mindenképpen szükséges több számítógép hálózatos összekötése.

Akkor mi benne az újdonság?

Az újdonság egyrészt az, hogy milyen perifériákat használunk a dokumentumok beolvasására, archiválására és megjelenítésére, másrészt az, hogy ezeket a feladatokat igenis meg tudjuk oldani PC-s platformon, szemben a nagygépes változatokkal.

Milyen programmal?

Ez az igazi kulcskérdés. Az OIS által kínált rendszer teljes megoldást jelent.

Találkozhattunk már vele?

Nálunk csak most mutatkozott be az OIS – megbízva a NR-t szoftvercsomagjának kizárólagos forgalmazásával. Az USA-ban azonban első az egészségügyben, Angliában a pénzügyi szektorban, az egész világon pedig az IBM mögött a második a telepített képfeldolgozó munkahelyek számát illetően.

Miért beszél képfeldolgozásról?

Gyakori, bár nem pontos fogalmazás. Egy ilyen „elektronikus irodában” a beérkező információk többsége (legyen bár valamilyen irat, kép vagy fax) képként kerül be a rendszerbe (a papír dokumentumok képbeolvasón keresztül, a faxok közvetlenül) és ebben a formájukban mozgathatók, kereshetők, láncolhatók, manipulálhatók (forgatás, nagyítás, kicsinyítés, törlés, megjegyzés, kiegészítés). Az információ egy része azonban elektronikus formában keletkezik az irodákban vagy egy másik számítástechnikai környezetből származik (szövegszerkesztők, táblázatkezelők, modellező nyelvek segítségével készült anyagok). Egy igazi rendszer a különböző származású dokumentumokat – bár származási helyüket megjegyzi, egységesen tárolja.

Manipulálhatókká válnak a dokumentumok?

A munkák a feldolgozás szempontjából alakulhatnak, különböző átmeneti állapotokat vehetnek fel, de közben az eredeti és végállapotukban archiválni is lehet azokat úgynevezett „egyszer írható, sokszor olvasható” (WORM) optikai tárakban.

Mennyire megbízható ez a tárolási mód?

A gyártók 50 évet garantálnak információvesztés nélkül, ami a hagyományos mikrofilm alapú adattárolás garantált élettartamának duplája. Amerikában, Angliában, Olaszországban a jog úgynevezett „legjobb bizonyítéknak” az eredeti dokumentummal egyenértékűnek elismeri az így archivált elektronikai képet.

Milyen nyelven „beszél” a program?

Sok nyelven (angol, német, spanyol, portugál, török, készülőben a cseh és a román), szeptemberben kész a magyar verzió is.

Kiknek ajánlható, milyen előképzettséget feltételez?

Ajánlható mindazoknak, akik sok papír alapú információ feldolgozására kényszerülnek, akik sok különböző forrású információra támaszkodó döntéseket hoznak, akiknek számít a keresés sebessége, az információtárolás biztonsága. Előképzettséget nem igényel, de bizonyos szemléletváltozást igen. Tehát azoknak ajánlható, akik a jelentős eredmények elérése érdekében hajlandóak egy-két szokásukon változtatni.