Visszaélés bejelentési rendszer szabályzat

A Nádor Rendszerház Korlátolt Felelősségű Társaság (a továbbiakban: Társaság) a Panaszokról, a Közérdekű Bejelentésekről valamint a Visszaélések Bejelentéséről szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18. § (1) bekezdése szerinti kötelezettségének eleget téve a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információk, valamint az általa belső szabályzatokban megállapított magatartási szabályok megsértésének bejelentésére visszaélés-bejelentési rendszert hoz létre. Ezen bejelentési rendszer használatával és működésével összefüggésben, az ezekkel kapcsolatos belső eljárásrendek és szabályok meghozatala érdekében az alábbi szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkotja.

A jelen Szabályzat célja, hogy a Társaság a működését érintő visszaélésekkel kapcsolatban egy olyan visszaélés-bejelentési rendszert alakítson ki, amely megfelel a Panasz tv. előírásainak, és a bejelentők védelme mellett elősegíti a visszaélések megszüntetését.

Bejelenteni jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb belső visszaélésre vonatkozó információt lehet.

Bejelentést tehet: 

• a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
• b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
• c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
• d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
• e) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
• f) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
• g) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
• h) a foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
• i) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.

A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg. A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenet-rögzítő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni.

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

• a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
• b) a bejelentést nem a Panasz tv. 20. § (2) és (3) bekezdése szerint erre jogosult személy tette meg,
• c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
• d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében a Társaság rögzített hangüzenet-rögzítő rendszert és/vagy írásban e-mailen történő bejelentés érdekében e-mail címet biztosít.

• Szóbeli bejelentést a bejelentő hangüzenet-rögzítő rendszerben tehet, amelynek telefonszáma: (1) 604 8733.
• Írásbeli bejelentés a következő e-mail címen tehető: visszaelesbejelentes2024@nador.hu

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője (a továbbiakban bejelentő-védelmi személy) társaságunknál Dr. Lelik Ferenc Gábor, aki a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

A bejelentő-védelmi személy a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően – tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára a jegyzőkönyvet másodpéldányban átadja.

Rosszhiszemű bejelentés esetén:

Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt, a panasz vagy a közérdekű bejelentés elintézését megalapozó vizsgálatot intézkedés mellőzésével befejezheti.

Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a panaszos vagy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

• ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
• alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

A bejelentés kivizsgálása

Korrupciós és vesztegetési bejelentések 

A korrupció, vesztegetés, jogosulatlan előny nyújtása vagy elfogadása, összeférhetetlenség és egyéb integritássértés gyanúja a jelen szabályzat alapján jelenthető be. A bejelentések kezelésére ugyanazok a csatornák, személyek és eljárási határidők alkalmazandók, mint az egyéb visszaélési bejelentésekre. 

Minden beérkező bejelentést azonosítható ügyként nyilvántartásba kell venni, és a bejelentő-védelmi személy előzetesen értékeli a bejelentés tárgyát, a rendelkezésre álló információkat, a kivizsgálási jogosultságot és az esetleges összeférhetetlenséget. Ha a kivizsgálás a törvény alapján mellőzhető, a mellőzés okát és az erről szóló döntést dokumentálni kell. 

A bejelentésekről korlátozott hozzáférésű nyilvántartást kell vezetni, amely legalább az ügyazonosítót, beérkezés időpontját, tárgyát, az előzetes értékelés eredményét, a kivizsgálásról vagy mellőzéséről hozott döntést és annak indokát, a határidőket, az intézkedéseket, a lezárás dátumát és az értesítés megtörténtét tartalmazza. A személyes adatokat kizárólag szükséges mértékben – elsősorban a GDPR (az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendelete) és a magyar Infotv. (2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról), valamint az egyéb hatályos jogszabályok,  a Társaság adatkezelési szabályzatának és jelen visszaélés-bejelentési rendszer szabályzatának keretei között szabad kezelni. 

A kivizsgálásban nem járhat el olyan személy, akinek pártatlansága az adott ügyben megkérdőjelezhető. Ilyen esetben a feladat ellátásáról összeférhetetlen személy bevonása nélkül kell gondoskodni, szükség esetén jogszerűen bevont külső szakértő útján. 

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a Panasz tv. 20. § (1) bekezdése szerinti visszaélések orvoslására. Erről a bejelentő-védelmi személy a bejelentőt írásban értesíti.

Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A bejelentő-védelmi személy a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt ugyancsak írásban tájékoztatja.

Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője  a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

Eljárási idő:

A bejelentő-védelmi személy a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított 7 (hét) napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani az e törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

A bejelentő-védelmi személy a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kivizsgálja.

A 30 napos határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának a határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

Adatvédelem: a Társaság védi az intézményen belüli jogsértést bejelentő személy, valamint a jogsértésért feltehetően felelős természetes személy személyes adatait. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

• a bejelentőnek,
• annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
• annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,

a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatok kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell a bejelentés kivizsgálásához és az annak tárgyát képező magatartás orvoslásához vagy megszüntetéséhez nem szükséges személyes adatokat. Az adatok megőrzésére és törlésére a GDPR és a hatályos jogszabályok, valamint a Társaság adatkezelési szabályai irányadók. 

A személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályok:

A panaszos adatait a bejelentő-védelmi személy a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló európai parlamenti és tanácsi (EU) 2016/679 rendelet (2016. április 27.; GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kezeli.

• A panaszos vagy a közérdekű bejelentő személyes adatai – a rosszhiszemű bejelentő kivételével – csak a panasz vagy a közérdekű bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a panaszos vagy a közérdekű bejelentő hozzájárult. A panaszos és a közérdekű bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.
• A panaszt vagy a közérdekű bejelentést kivizsgáló személyek a panasz vagy a közérdekű bejelentés tartalmára, az abban érintett más természetes személyre, jogi személyre vonatkozó információkat az eljárásra jogosult szerv feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egységével vagy munkatársával oszthatják meg abban az esetben, ha ez a kivizsgáláshoz elengedhetetlen.
• Ha a közérdekű bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a közérdekű bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
• A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, e törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.
• A személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentést kivizsgáló személy a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatja meg.
• A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
• A bejelentés kivizsgálása során a bejelentő-védelmi személy kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

Amennyiben jelen szabályzat hatálybalépését követően jogszabályváltozás folytán a hatályos jogszabály a szabályzatban foglaltaktól eltérően rendelkezik, akkor ezen rendelkezés helyébe minden további rendelkezés nélkül a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezés lép.

Jelen szabályzat 2026. 10. 27-én lép hatályba,

Nádor Rendszerház Kft.
Keller István, ügyvezető sk.