344 postafiók, több mint 1 TB adat – zökkenőmentes migráció a Microsoft 365 felhőbe
Röviden a projektről
Egy ügyfelünk több mint tíz éve működő, három telephelyre épülő helyi Exchange-környezetét költöztettük át a Microsoft 365 felhőalapú levelezési szolgáltatásába.
- A projekt során 344 felhasználói postafiókot migráltunk, több mint 1 TB adatot költöztettünk át, megőriztük a leveleket, névjegyeket és naptárbejegyzéseket, átvittük a megosztott postafiókokat és azok jogosultságait – mindezt érezhető szolgáltatáskiesés nélkül.
- A postaládák migrációja négy hét alatt fejeződött be. A régi Exchange-környezet kivezetése és a kapcsolódó szolgáltatások átállítása további körülbelül négy hetet vett igénybe.
A kiinduló helyzet
Az eredeti kialakítás célja a hibatűrés és a magasabb rendelkezésre állás biztosítása volt, a gyakorlatban azonban a rendszer már nem működött megfelelő klaszterként: többször előfordult, hogy teljesen összeomlott, vagy csak részben látta el a feladatát.
Ez nem csupán informatikai problémát jelentett, hiszen a vállalat teljes levelezése ebben a környezetben működött, így egy komolyabb meghibásodás a napi üzletmenetet is veszélyeztette volna.
Az ügyfélnek volt rendszeresen ellenőrzött Veeam-mentése – Veeam Gold partnerként ezt a technológiát mi magunk is nap mint nap használjuk –, de ez önmagában nem oldotta meg a környezet stabilitási és támogatási problémáit. Egy súlyosabb meghibásodás esetén a tartós megoldáshoz új helyi Exchange-környezet kialakítására lett volna szükség.
Miért nem volt érdemes tovább várni?
A stabilitási problémák mellett közeledett az Exchange Server 2019 támogatásának vége is: a Microsoft 2025. október 14-én megszüntette a termék támogatását, azóta pedig már nem érkeznek hozzá általános biztonsági frissítések, hibajavítások és normál technikai támogatás.
Az ügyfél előtt két fő lehetőség állt: áttérés az Exchange Server Subscription Edition kiadására, vagy a levelezés áthelyezése a Microsoft 365 felhőalapú környezetébe. Mivel a szervezet már használta a Microsoft 365 más szolgáltatásait, és hosszú távon mindenképpen felhőalapú működést tervezett, a levelezés Microsoft 365-be költöztetése jelentette az észszerűbb megoldást.
A migráció előkészítése
Egy 344 felhasználót érintő levelezési migráció nem kezdődhet az adatok azonnali másolásával. Első lépésként felmértük a felhasználók és postafiókok számát, az átköltöztetendő adatmennyiséget, a megosztott postafiókokat, a tárgyalói erőforrásokat és naptárakat, a meglévő jogosultságokat, a három telephely működését, valamint a régi rendszer korlátait.
Ügyfelünk már rendelkezett Microsoft 365-környezettel, de a levelezés még a helyi Exchange-rendszeren működött. A felkészítés során beállítottuk a levelezési tartományokat, elvégeztük a szükséges DNS-beállításokat, és előkészítettük az Exchange Online környezetét. A felhasználói fiókok kezelése továbbra is a helyi Active Directoryban maradt, a helyi címtár és a Microsoft 365 közötti kapcsolatot a Microsoft Entra Connect biztosította.
Tesztelés valódi felhasználókkal
A teljes szervezet átállítása előtt néhány tesztfelhasználó postafiókján próbáltuk ki a migrációt. A tesztben részt vevő felhasználók több napig használták az új levelezési környezetet, így ellenőrizni tudtuk a levelek megfelelő átvitelét, a küldés és fogadás működését, a naptárbejegyzéseket, a névjegyeket, a jogosultságokat, az Outlook működését, valamint a mobiltelefonos hozzáférést.
Csak a tesztidőszak eredményes lezárása után kezdtük meg a többi felhasználó átállítását.
Szakaszos migráció, kis csoportokban
A 344 postafiókot nem egyszerre, hanem körülbelül 50 felhasználóból álló csoportokban költöztettük át. A háttérben zajló szinkronizáció munkaidőben is elvégezhető volt, mivel közben a felhasználók továbbra is hozzáfértek a meglévő levelezésükhöz. Egy-egy csoport végső átállítása a munkanap elején történt, és körülbelül 15 percet vett igénybe.
A szakaszos módszer csökkentette az átállás működési kockázatát, kisebb csoportokban lehetett támogatni a felhasználókat, könnyebb volt ellenőrizni az eredményeket, és egy esetleges probléma sem érintette volna egyszerre az egész szervezetet. A postafiókokkal együtt a régi levelek, névjegyek, naptárbejegyzések, megosztott postafiókok és jogosultságok is átkerültek az új környezetbe.
A felhasználók támogatása
A felhasználókat előre tájékoztattuk az átállás menetéről és a szükséges teendőkről. Az Outlook és a webes levelezés használata az átállást követően problémamentesen működött.
A mobiltelefonokon azonban a régi postafiókot el kellett távolítani, majd az új felhőalapú fiókot ismét fel kellett venni – ebben az ügyfél helyszíni informatikai munkatársa segítette a felhasználókat, szükség esetén magasabb szintű mérnöki támogatással, elsősorban az Android és iPhone készülékek átállításánál.
A szoros együttműködésnek köszönhetően a mobilos átállítás sem okozott komolyabb fennakadást.
A migráció eredménye
A 344 postafiók migrációja négy hét alatt befejeződött.
A projekt eredményei:
- 344 postafiók került át a Microsoft 365-be
- több mint 1 TB adatot migráltunk
- nem történt adatvesztés
- nem veszett el levél, névjegy vagy naptárbejegyzés
- minden megosztott postafiók és jogosultság átkerült
- nem volt érezhető szolgáltatáskiesés
- javult a távoli és mobilos hozzáférés
- megbízhatóbbá vált a levelezés
- a három telephelyen működő régi Exchange-környezet kivezethetővé vált
A postafiókok átköltöztetését követően további körülbelül négy hét alatt kivezettük a régi Exchange-környezetet, valamint átállítottuk a kapcsolódó SMTP szolgáltatásokat.
A teljes levelezés már nem három külön helyszíni kiszolgáló működésétől függ, hanem a Microsoft 365 felhőalapú környezetében üzemel.
A változás felhasználói oldala
A felhasználók egy része kezdetben tartott az új rendszertől, ami természetes reakció egy olyan szolgáltatás változásakor, amelyet minden munkanapon használnak.
Az előzetes tájékoztatásnak, a tesztmigrációnak és a helyszíni támogatásnak köszönhetően azonban gyorsan megszokták az új környezetet.
Előnyösnek bizonyult az egyszerűbb webes hozzáférés, a stabilabb távoli levelezés, a mobileszközök jobb támogatása, valamint a helyi Exchange-rendszer hibáitól való függetlenedés. Az ügyfél elégedett volt az átállással és azzal, hogy a migráció során helyszíni támogatás is rendelkezésre állt.
A projekt legfontosabb tanulsága
Egy nagyobb levelezési migráció sikere nem kizárólag a technikai eszközökön múlik. Ugyanilyen fontos a pontos előzetes felmérés, a tesztfelhasználókkal végzett próbamigráció, a szakaszos átállás, a világos felhasználói kommunikáció, valamint az elérhető helyszíni támogatás.
Ennek köszönhetően 344 felhasználó és több mint 1 TB adat költözhetett át a felhőbe úgy, hogy közben nem történt adatvesztés, és a felhasználók nem érzékeltek levelezési leállást.
Köszönjük kollégáink alapos és gondos szakmai munkáját!
Az Ön cége is Exchange Server 2019-et használ?
Az Exchange Server 2019 támogatása 2025. október 14-én megszűnt. A még működő telepítések ettől nem álltak le, de már nem kapnak általános biztonsági és hibajavításokat.
Segítünk:
- felmérni a jelenlegi levelezési környezetet
- megtervezni a megfelelő célrendszert
- a felhasználók munkájának minimális zavarása mellett végrehajtani a migrációt.